¿Cuánto tiempo debemos conservar los documentos de nuestra sociedad polaca?

Las cuentas fiscales, así como otros documentos relativos a las actividades de la sociedad (p ej: facturas VAT) deben ser almacenadas durante cinco años, ya que es en ese plazo en el que podemos ser sometidos a una inspección de hacienda. Pero, atención: esos cinco años de plazo se cuentan desde el final del año de calendario en el que vencía el pago para el plazo del impuesto de que se trate.  En otras palabras: al finalizar el 2013, prescribirán las obligaciones generadas en el 2007, y por tanto sólo en ese momento podremos deshacernos de los documentos de la sociedad. Además, el plazo de prescripción puede alargarse en determinados casos, en los que el mismo se suspende o interrumpe.

 

En lo que respecta a la documentación de los empleados, este es significativamente más largo. En efecto, el empresario debe conservar la documentación relativa a nóminas y pagos a la Seguridad Social por un plazo de 50 años desde el momento en que se rompa su vínculo con el trabajador.

 

Igualmente importante es el modo en que se conservan: deben ordenarse por años. Si están en soporte electrónico, el empresario debe realizar copias de seguridad con frecuencia. Deben asimismo protegerse del acceso a personal no autorizado, y en la sede de la sociedad, a no ser que se entreguen a una empresa especializada en coservación de datos.

 

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